Ochrona danych osobowych (RODO)

Administrator

Administratorem danych osobowych jest Fortal Partners s.r.o. z siedzibą pod adresem Zenklova 24/54, Libeň, 180 00 Praha 8, Czechy, numer identyfikacyjny: 248 94 036, NIP UE: CZ24894036.

Kontakt: info@fortal.cz

Niniejsze informacje dotyczą strony fortal.cz, Strefy Fortal oraz wszystkich świadczonych przez nas usług: mentoringu, warsztatów, wydarzeń, voucherów podarunkowych i przygotowywania raportów CliftonStrengths w języku polskim.

Jakie dane przetwarzamy

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy i stanowisko)
• dane do faktury (numer identyfikacyjny firmy, NIP, siedziba, dane o płatnościach)
• wyniki oceny mocnych stron CliftonStrengths (kolejność talentów) oraz oparte na nich raporty i materiały rozwojowe
• oceny i komentarze z informacji zwrotnej (ankiety satysfakcji po mentoringu, warsztatach i wydarzeniach)
• treść komunikacji (e-maile, zapytania i zamówienia ze strony internetowej, odpowiedzi w formularzach)
• dane o udziale w usługach i wydarzeniach (rejestracje, bilety, stan wykorzystania usług)
• w przypadku vouchera podarunkowego: imię i nazwisko obdarowanej osoby, przekazane nam przez zamawiającego (darczyńcę)
• dane techniczne podczas odwiedzin strony (pliki cookies, patrz niżej)

Cele i podstawa prawna

Wykonanie umowy: świadczenie zamówionych usług, wysyłka kodów dostępu do testu CliftonStrengths, przygotowanie i dostarczenie raportów i materiałów rozwojowych, wystawianie faktur i przypisywanie płatności, wydawanie i realizacja voucherów podarunkowych, rejestracje i bilety na wydarzenia, prowadzenie Strefy Fortal.

Prawnie uzasadniony interes: odpowiadanie na zapytania ofertowe i pytania, prowadzenie wewnętrznej ewidencji klientów (CRM), analiza informacji zwrotnej i poprawa jakości usług, zabezpieczenie strony i formularzy przed nadużyciami, umiarkowana komunikacja handlowa z obecnymi klientami.

Zgoda: przesyłanie informacji handlowych, analityczne i marketingowe pliki cookies, udostępnianie talentów współpracownikom w zespołowym przeglądzie w Strefie Fortal. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

Obowiązek prawny: przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych.

Okres przechowywania

• dane związane z umową i w ewidencji klientów: przez czas współpracy, najdłużej 3 lata od ostatniego kontaktu
• dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres określony przepisami (zazwyczaj 10 lat)
• dane w Strefie Fortal: przez okres ważności dostępu firmy
• strefa osobista uczestnika: przez okres ważności dostępu, czyli 12 miesięcy
• dane z niewykorzystanego vouchera podarunkowego: do jego wygaśnięcia, a następnie przez 3 lata ze względów księgowych
• kopie zapasowe: najdłużej 90 dni, trwale usuwane najpóźniej po 120 dniach

Podmioty przetwarzające i odbiorcy

W przetwarzaniu danych osobowych pomagają nam sprawdzone usługi, każda wyłącznie w zakresie swojego celu:

• Airtable: wewnętrzna ewidencja klientów i zleceń (CRM)
• Google (Drive, Sheets, Cloud): przechowywanie raportów, dokumentów i zestawień, techniczne przetwarzanie raportów
• Resend: wysyłka e-maili (potwierdzenia, raporty, zaproszenia, przypomnienia)
• Fakturoid: wystawianie faktur; Fio banka: przyjmowanie i przypisywanie płatności
• Vercel: obsługa strony internetowej i portalu; Upstash: krótkotrwałe techniczne dane operacyjne
• Sentry: monitorowanie błędów technicznych strony
• DeepL i Anthropic: tłumaczenie maszynowe i przetwarzanie przez AI (patrz kolejna sekcja)
• Cloudflare: ochrona formularzy przed botami (Turnstile)
• Google Analytics i Meta: analityka i marketing, wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie

Sam test CliftonStrengths odbywa się na stronach firmy Gallup zgodnie z jej warunkami; Gallup jest w odniesieniu do tych danych odrębnym administratorem. Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza UE; w takim przypadku przekazanie jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi lub decyzją stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (np. ramy EU-U.S. DPF).

Wykorzystanie narzędzi AI

Przy przygotowywaniu materiałów pomagają nam narzędzia sztucznej inteligencji. Anglojęzyczne raporty CliftonStrengths tłumaczymy na język polski za pomocą usługi DeepL z korektą językową przez AI (Anthropic). Narzędzia AI pomagają również w przygotowywaniu spersonalizowanych materiałów rozwojowych na podstawie danych o talentach oraz w prowadzeniu wewnętrznej ewidencji.

Dane przekazane tym usługom są wykorzystywane wyłącznie do danego zadania. Zgodnie ze swoimi warunkami dostawcy nie wykorzystują ich do trenowania swoich modeli. Materiały przeznaczone dla klientów zawsze sprawdza człowiek.

Strefa Fortal

Strefa Fortal to zabezpieczony portal, w którym firma przez okres współpracy ma dostęp do danych o talentach (wyników CliftonStrengths) swojego zespołu. W odniesieniu do tych danych pracowników firma Fortal występuje jako podmiot przetwarzający, a firma (pracodawca) jako administrator. Dane są przetwarzane w celu rozwoju zespołu.

Talenty konkretnej osoby są widoczne dla pozostałych członków firmy dopiero po wyrażeniu przez tę osobę wyraźnej zgody (potwierdzonej e-mailem). Bez zgody współpracownicy widzą wyłącznie jej imię i nazwisko. Zgodę można w każdej chwili wycofać, pisząc do nas na adres info@fortal.cz lub kontaktując się z administratorem strefy w Państwa firmie.

Logowanie do portalu odbywa się za pomocą jednorazowego linku wysłanego na adres e-mail. Dostęp mają wyłącznie zaproszeni użytkownicy danej firmy, a dane każdej firmy są przechowywane oddzielnie. Dostęp obowiązuje przez okres współpracy; po jej zakończeniu portal zostaje zablokowany. Raporty (PDF) są przechowywane w zabezpieczonym magazynie w chmurze (Google Drive) i udostępniane wyłącznie po zalogowaniu.

Dane pracowników klientów firmowych

Gdy klient firmowy przekazuje nam dane swoich pracowników (np. listę uczestników mentoringu lub warsztatu), firma pełni rolę administratora, a firma Fortal rolę podmiotu przetwarzającego. Za poinformowanie pracowników o przetwarzaniu danych odpowiada pracodawca. Pracownik może w każdej chwili poprosić o ukrycie swoich danych w zestawieniach zespołowych.

Pliki cookies i analityka

Niezbędne pliki cookies (logowanie do portalu, ochrona formularzy) działają zawsze. Analityczne pliki cookies (Google Analytics) i marketingowe pliki cookies (Meta Pixel, Google Ads) są aktywowane dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody na pasku cookies. Wybór można w każdej chwili zmienić za pomocą linku „Ustawienia cookies” w stopce strony lub w ustawieniach przeglądarki.

Państwa prawa

Mają Państwo prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać. Wniosek prosimy przesłać na adres info@fortal.cz; odpowiemy najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

Organ nadzorczy

Mają Państwo prawo wnieść skargę do czeskiego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.cz), lub do organu nadzorczego w państwie członkowskim, w którym Państwo przebywają, na przykład do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).